Pratiques exemplaires de tenue de réunions virtuelles accessibles

Informations importantes

• Notre site, qui sera bientôt génial, est nouveau et toujours en construction. Veuillez ouvrir un « issue » sur notre projet Github si vous voyez quelque chose qui doit être corrigé ou si vous avez des recommandations.

Ceci est un guide pour la tenue de réunions virtuelles accessibles créé par Accessibilité, stratégie et planification / Bureau du dirigeant principal de l’information Services partagés Canada.

Autres formats du document (à télécharger)

• Pratiques exemplaires de tenue de réunions virtuelles accessibles (Word version 3, 90 ko)

Introduction

Le gouvernement du Canada (GC) entend être un employeur et un fournisseur de services accessible, non seulement parce qu’il convient d’agir ainsi et pour se conformer à la Loi canadienne sur l’accessibilité, mais parce que la fonction publique est ainsi plus innovatrice, efficiente et productive.^{Note de bas de page 1}

Services partagés Canada (SSC) joue un rôle de premier plan dans la culture du changement qui doit avoir lieu à tous les niveaux de la fonction publique pour réaliser un GC qui est inclusif dès la conception et accessible par défaut.^{Note de bas de page 2} to realize a GC that is inclusive by design and accessible by default.

La tenue de réunions virtuelles peut présenter un certain nombre de défis pour les personnes handicapées. L’utilisation de la liste de contrôle suivante vous aidera à assurer que chaque participant dispose d’un accès égal à votre réunion. Cette liste doit être utilisée à toutes les étapes de l’organisation d’une réunion virtuelle - avant, pendant et après. Les recommandations portent sur les caractéristiques d’accessibilité pour les personnes ayant un handicap visuel, auditif, cognitif, intellectuel et développemental

Pratiques exemplaires

Avant la réunion

Langues / Traductions

Si possible:

• planifiez deux séances : une en anglais et une en français.

  Pourquoi: Éviter le recours à des services d’interprétation et de sous-titrage et l’exclusion de participants unilingues

Si vous décidez de tenir une réunion bilingue:

• fournissez une interprétation simultanée
• veillez à ce que le système audio soit configuré de façon à ce que le locuteur parle et que l’interprète traduise dans la même langue, sur le même canal audio

  Pourquoi: Par exemple, lorsqu’un locuteur anglophone parle en anglais puis passe au français, le même canal audio est utilisé afin que l’interprète entre en ligne et traduise jusqu’à ce que le locuteur recommence à parler en anglais

• fournissez le service de sous-titrage CART (traduction en temps réel des communications)
• assurez-vous que des dossiers de présentation distincts en anglais et en français sont fournis, afin que les participants puissent comprendre chaque diapositive

Plate-forme

• Choisissez une plate-forme dotée de caractéristiques d’accessibilité telles que la compatibilité avec les appareils d’assistance et une fonction d’épinglage vidéo

  Astuce: Microsoft Teams est recommandé (mais n’oubliez pas qu’aucun outil n’est totalement accessible). Veuillez noter que la version de bureau de Microsoft Teams prend en charge plus de caractéristiques d’accessibilité que la version de navigation

• Comprenez comment fonctionne votre plateforme et planifiez la publication des renseignements clés en conséquence

  Pourquoi: Par exemple, si une personne se joint à une réunion Teams après que vous ayez publié quelque chose dans la boîte de clavardage, ils peuvent ne pas être en mesure de voir ce que vous avez publié. Lorsque vous tenez une réunion à laquelle les gens ont accès une seule fois (pas les réunions récurrentes), publiez les liens importants à plusieurs reprises ou retardez la publication des liens jusqu’à ce que tout le monde se soit joint à la réunion

• Proposez plusieurs façons de participer à la réunion, par exemple par téléphone.
• Évitez d’obliger les participants à s’inscrire au préalable ou d’utiliser des systèmes comme Eventbrite

  Pourquoi: L’inscription peut créer des obstacles et de la confusion, et le système d’inscription lui-même devrait également être accessible

Invitations

Envoyez des invitations, y compris:

• une description de la réunion, dont le sujet et le contexte.
• un lien pour se joindre à la réunion.
• un numéro d’appel pour la réunion.

  Conseil: Proposez aux participants utilisant des ordinateurs portables de se joindre également à la réunion par téléphone pour obtenir un son plus clair que celui fourni par un ordinateur portable

• Des informations sur la prestation éventuelle de services d’accessibilité .

  Pourquoi: This is necessary so that participants are aware they do not have to arrange their own

• Les coordonnées pour les demandes d’adaptation et la date de soumission^{Note de bas de page 3}.

  Conseil: Notre recommandation de fixer la date limite au moins trois semaines avant l’événement afin de vous laisser le temps de prendre les dispositions nécessaires

• Un guide concis d’utilisation de la plate-forme, y compris:
  • Raccourcis clavier.
  • Comment « épingler » la vidéo d’un interprète ou d’un conférencier principal.
  • Information sur les caractéristiques d’accessibilité de la plate-forme (par exemple Aperçu de l’accessibilité de Microsoft Teams).

Envoyer des renseignements complémentaires sur la réunion

• Veillez à ce que tous les courriels concernant la réunion soient accessibles

  Conseil: L’envoi de courriels en format HTML est le format le plus accessible. Vous pouvez configurer le format HTML, si ce n’est pas déjà fait, dans Microsoft Outlook : onglet Format > menu défilant « plus de commandes » (trois points en haut à droite) > choisissez « HTML »

• Envoyez toutes les pièces jointes sous forme de courriels séparés en dehors de l’invitation au calendrier.

  Pourquoi: Certaines personnes ont des difficultés à accéder aux pièces jointes dans les invitations au calendrier

• Fournissez tous les dossiers de présentation, dans un format accessible, avant la réunion

  Pourquoi: Ainsi les participants puissent suivre s’ils ne peuvent pas accéder à la présentation dans la plateforme de réunion

• Envoyez le programme et le matériel supplémentaire en formats accessibles au moins 48 heures au préalable ou publiez l’information sur une page GCpédia que les participants pourront consulter

  Conseil: Réglez la couleur de la police de caractère pour qu’elle soit « automatique » pour le matériel envoyé

  Conseil: Consultez la boîte à outils d’accessibilité numérique pour obtenir de plus amples renseignements sur la manière de rendre le contenu accessible

Assurer des services de réunion

Assurez les services nécessaires tels que:

• Services d’interprétation (ASL, LSQ, lecture labiale)
• Services de sous-titrage CART (traduction en temps réel des communications) pour la transcription en direct sur un écran distinct

  Conseil: Lorsque vous réservez les services de sous-titrage CART, précisez que vous voulez que les sous-titres soient en majuscules et minuscules

• Services de sous-titrage pour la transcription en superposition d’une vidéo ou d’un webinaire.
• Services de traduction

Préparez-vous pour les services:

• Demandez à chacun des fournisseurs de services pour l’adresse électronique de Teams qui leur est attribuée, afin de pouvoir leur fournir directement les liens et les documents relatifs à la réunion
• Envoyez le matériel de la réunion aux fournisseurs de services et informez-les des termes et du contexte propres au sujet de la réunion

Assigner des rôles pour la réunion

Envisagez d’assigner des rôles de soutien pour faciliter la réunion, notamment:

• un animateur – pour présenter les orateurs et faciliter les questions
• des modérateurs – pour surveiller la boîte de clavardage ou la section Q&R.
• des présentateurs – pour présenter le matériel et répondre verbalement aux questions
• un administrateur – pour être le point de contact de vos fournisseurs de services en cas de problème
• un preneur de notes – dans la mesure du possible, désignez un preneur de notes

  Conseil: Microsoft Teams est dotée d’une fonction de notes de réunion intégrée

Contenu de la présentation accessible

• Utilisez des polices sans empattement de 18 points (comme Arial ou Verdana)
• Limitez le texte de chaque diapositive et utilisez un langage clair
• Utilisez une conception cohérente tout au long de la présentation
• Commencez les diapositives de présentation par un résumé/une vue d'ensemble et terminez par une revue des points les plus importants
• Utilisez des couleurs très contrastées (comme le blanc sur le noir) dans le matériel visuel présenté^{Note de bas de page 4}.
• Utilisez le Colour Contrast Analyzer (outil gratuit de vérification du contraste des couleurs)

  Conseil: Nous vous recommandons de l’utiliser pour déterminer si les couleurs que vous utilisez ont un rapport de contraste acceptable

• Utilisez le Vérificateur d’Accessibilité intégré dans les applications d’Office 365 (Word, Outlook, PowerPoint et Excel).
• Évitez d’utiliser des animations et des images saccadées comme des GIF^{Note de bas de page 5}.

  Pourquoi: Les animations et les GIF peuvent avoir des effets négatifs sur les personnes souffrant de troubles cognitifs et de lésions cérébrales

Préparation des présentateurs

Rappelez aux présentateurs ce qui suit:

• Utiliser un langage clair et expliquer tous les termes et acronymes.
• Indiquer qui parle chaque fois que l’orateur change.
• Parler à un rythme modéré et articuler clairement.
• Éviter de sauter d’une langue à l’autre.
• Décrire toutes les actions et images significatives (telles que les démonstrations ou les images complexes comme les graphiques et les tableaux).
• Lire les titres des diapositives de présentation pour permettre aux personnes de suivre.
• Lire les messages pertinents de la boîte de clavardage à voix haute.
• Envoyer les liens pertinents publiés dans la boîte de clavardage par courriel après la réunion.
• Tenir compte du fait que des fonctions de clavardage, de scrutin et de participation à main levée ne sont pas accessibles sur toutes les plates-formes.^{Note de bas de page 6}.

Temps de planification

• Laissez du temps pour des récapitulations périodiques du contenu^{Note de bas de page 7}.
• Limitez la durée de la réunion à 90 minutes pour permettre le recours à des interprètes..

Créer des scripts

• Pour les grandes réunions ou les présentations virtuelles, préparez un script

  Conseil: Il devrait aussi contenir les renseignements nécessaires au bon déroulement de la réunion (déconnexion du RPV, etc.)

• Créez un script et les messages que vous souhaitez afficher dans la zone de clavardage ou de questions-réponses pour les modérateurs

  Conseil : Ces éléments sont utiles pour faire avancer la réunion .

• Incluez des renseignements sur la manière de présenter des questions si vous êtes la 301e personne d’une réunion Microsoft Teams, car les participants seront en mode visualisation seulement de la présentation et n’auront pas accès à la boîte de clavardage

Pendant la réunion

Gérer les participants

• Dans la mesure du possible et avec le consentement de tous les participants, organisez la réunion pour qu’elle soit enregistrée>Note de bas de page 8

  Pourquoi: Cela permet aux participants de réviser la présentation et de prendre des notes à leur propre rythme.

• Mettez les participants en mode sourdine et informez-les.
• Donnez aux gens le temps de traiter l’information et faites des pauses entre les sujets.
• Rappelez aux participants comment « épingler » les orateurs et les interprètes au besoin.
• Dans le cadre de votre texte, rappelez à tous les participants l’étiquette lors d’une réunion
• Se déconnecter du RPV.
• Se mettre en sourdine quand le participant ne parle pas.
• Fermer la caméra si le participant n’effectue pas de présentation pour ainsi réduire le stimulus visuel.
• Si un participant se sent à l’aise, il peut activer sa caméra à l’intention des participants qui lisent sur les lèvres.

Gérer les interprètes et/ou sous-titreurs

Pendant la réunion, assurez-vous:

• Présentez les interprètes et/ou les sous-titreurs.
• Fournissez les liens pour le service de sous-titrage dans la boîte de clavardage ou la section Q&R.
• Lorsque vous publiez les liens dans la boîte de clavardage ou la section Q&R, assurez-vous d’insérer l’adresse URL complète.
• Envoyez les liens par courriel ou incluez-les dans votre invitation à la réunion lorsque c’est possible.

PowerPoint En Direct

• Si vous utilisez Microsoft Teams, encouragez les présentateurs à utiliser la fonction pour partager des présentations PowerPoint au lieu de simplement partager leur écran. Cela permet d’utiliser la technologie d’assistance, comme les lecteurs d’écran, avec PowerPoint.

  Comment: Durant une réunion Microsoft Teams: Partager l’icône > Parcourir > Sélectionner « Parcourir OneDrive » ou « Parcourir mon ordinateur » > Sélectionner PowerPoint sur l’ordinateur ou OneDrive

Après la réunion

Résumé des séances d’information

• Distribuez électroniquement un enregistrement, une transcription et un résumé de la réunion et des documents supplémentaires dans des formats accessibles^{Note de bas de page 9}.

  Conseil: Consultez la boîte à outils d’accessibilité numérique.

  Conseil: Des versions en braille, DAISY, audio, en gros caractères, sur disquette, CD, DVD ou clé USB peuvent également être requises^{Note de bas de page 10}

Rétroaction

• Invitez les participants à faire part de leurs commentaires sur leur expérience.

À garder à l’esprit

Des participants peuvent être limités par les capacités de l’équipement et la vitesse de l’Internet

Il est préférable de prévoir toutes les réunions virtuelles accessibles par défaut plutôt que d’inviter les participants à présenter des demandes de mesures d’adaptation.

Ressources

AATIA

Pour obtenir des renseignements sur les mesures d’adaptation et la technologie informatique adaptée, ou pour planifier une consultation sur la façon de rendre accessibles des services, un contenu ou une technologie, communiquez avec :

Accessibilité, adaptation et technologie informatique adaptée (AAACT)

• Téléphone: 819-994-4835
• ATS: 819-994-3692
• Courriel:aaact-aatia@ssc-spc.gc.ca

Langage clair:

Pour l’équipe de SPC en matière de langage clair, contact

• Courriel:ssc.plainlanguage-langageclair.spc@canada.ca

Interprétation visuelle:

Pour le bureau de traduction du service d’interprétation multilingue et de communications accessibles, contactez:

• Téléphone: 819-997-1275
• Courriel:btintervisuelle.tbvisualinter@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Interprétation des langues officielles et autochtones:

Pour l’interprétation des langues officielles et autochtones, contactez:

• Téléphone: 613-996-3346
• Courriel:btinterpretationlo.tbolinterpretation@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Liens

Rendre les documents accessibles :

• Boîte à outils d’accessibilité numérique.

Microsoft Teams :

• Microsoft Teams : Premiers pas avec l'application.
• Guide du lecteur d’écran Microsoft Teams.
• Vue d’ensemble de l’accessibilité dans Microsoft Teams.

Office 365 (accessible seulement sur le réseau interne du SPC) :

• 365Central.
• Accessibilité Office 365.

Bureau de la traduction

• Réseau interne du GC – services d’interprétation.
• Réseau externe du GC – services d’interprétation.

Ressource de Section508 sur les réunions accessibles:

• Créer des réunions accessibles | Section508.gov (en anglais).